{"id":2086,"date":"2026-06-16T09:07:08","date_gmt":"2026-06-16T07:07:08","guid":{"rendered":"https:\/\/claritava.com\/?page_id=2086"},"modified":"2026-06-29T11:24:29","modified_gmt":"2026-06-29T09:24:29","slug":"avv","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/claritava.com\/en\/avv\/","title":{"rendered":"DPA"},"content":{"rendered":"<div data-elementor-type=\"wp-page\" data-elementor-id=\"2086\" class=\"elementor elementor-2086\" data-elementor-post-type=\"page\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-595ee59 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default wpr-particle-no wpr-jarallax-no wpr-parallax-no wpr-sticky-section-no\" data-id=\"595ee59\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;}\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-a7cb9f2\" data-id=\"a7cb9f2\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4a8ef60 elementor-widget__width-auto elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"4a8ef60\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">DPA<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-47f3efc elementor-widget elementor-widget-spacer\" data-id=\"47f3efc\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"spacer.default\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-spacer\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-spacer-inner\"><\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-41c8785 elementor-widget__width-initial elementor-widget-mobile__width-inherit elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"41c8785\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h1>Data Processing Agreement (DPA)<\/h1>\n<h2>Completed version \u2013 Kibo AI GmbH as data processor<\/h2>\n\n<hr>\n\n<h2>Parties to the Agreement<\/h2>\n\n<p><strong>between<\/strong><\/p>\n\n<p>\u2013 hereinafter referred to as the \u201eController\u201c \u2013<\/p>\n\n<p><strong>and<\/strong><\/p>\n\n<p><strong>Kibo AI GmbH<\/strong><br>\nLaufertorgraben 2<br>\n90489 Nuremberg<br>\n\u2013 hereinafter referred to as the \u201eProcessor\u201c \u2013<\/p>\n\n<p>\u2013 jointly referred to as the \u201eParties\u201c \u2013 the following is agreed.<\/p>\n\n<hr>\n\n<h2>Appendix 1 \u2013 List of commissioned services and contact details<\/h2>\n\n<h3>Subject Matter of Processing<\/h3>\n\n<p>Provision, operation, and maintenance (upkeep, updates, technical support) of the web-based SaaS platform <strong>Claritava<\/strong> for implementing the EU Pay Transparency Directive (2023\/970) and the German Pay Transparency Act. The Client uses the platform to carry out pay equity analyses, job evaluations using the Hay method, and to fulfil its statutory and internal reporting obligations.<\/p>\n\n<h3>Nature and Purpose of Processing<\/h3>\n\n<p><strong>Nature of processing:<\/strong><\/p>\n<ul>\n  <li>Collection through the transmission\/upload of data sets (in particular salary and employee data) by the Client into the Contractor's platform<\/li>\n  <li>Storing, organizing, structuring, and merging the data sets within the platform<\/li>\n  <li>Evaluating and analyzing the data based on the requirements of the Pay Transparency Directive as well as any additional criteria specified by the Client (comparison of pay grades, departments, genders, hierarchy levels)<\/li>\n  <li>Creation of evaluations, reports, dashboards, and key metrics (statistics, aggregations, comparative analyses)<\/li>\n  <li>Anonymization in accordance with \u00a7 5 of this Agreement<\/li>\n  <li>Access by employees of the Contractor solely to the extent necessary to provide the contractually owed services (support, error analysis, maintenance)<\/li>\n<\/ul>\n\n<p><strong>Purpose of processing:<\/strong><\/p>\n<ul>\n  <li>Review and assurance of compliance with EU Pay Transparency Directive 2023\/970<\/li>\n  <li>Conducting internal pay equity and pay structure analyses for the client<\/li>\n  <li>Preparation of evidence and documentation for supervisory authorities or internal bodies (works council)<\/li>\n  <li>Use of platform features for sustainable management and monitoring of compensation structures<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3>Categories of personal data<\/h3>\n\n<p>Insofar as transmitted to the platform by the client:<\/p>\n<ul>\n  <li><strong>Master data:<\/strong> First name, last name, employee ID or internal identifiers, and where applicable year of birth, gender<\/li>\n  <li><strong>Employee data:<\/strong> Job title, function, department, organizational unit, start date, employment scope (full-time\/part-time), hierarchy level (L1\u2013L8, EX-1), location<\/li>\n  <li><strong>Compensation data:<\/strong> Base salary, variable compensation components (bonuses, commissions), allowances, benefits in kind, shares\/equity, benefits, historical compensation data<\/li>\n  <li><strong>Contract and organizational data:<\/strong> Type of employment relationship, full-time\/part-time status, and where applicable information on absences<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote>\n<p>Special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR are, as a rule, not to be transmitted by the client.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3>Categories of data subjects<\/h3>\n\n<ul>\n  <li>Active employees of the client<\/li>\n  <li>Where applicable, former employees (retrospective analyses)<\/li>\n  <li>Where applicable, interns, working students, apprentices, temporary workers<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3>Duration of processing<\/h3>\n\n<p>For the duration of the main agreement between the parties (Claritava SaaS usage agreement). After termination of the agreement: deletion or return in accordance with \u00a7 10 of this agreement within 30 days.<\/p>\n\n<h3>Data Protection Officer<\/h3>\n\n<p><strong>Controller (client side):<\/strong><br>\nThe controller has not appointed a data protection officer.<\/p>\n\n<p><strong>Processor (Kibo AI GmbH):<\/strong><br>\nThe processor has not appointed a data protection officer.<br>\n<em>(Contact for data protection inquiries: datenschutz@kibo-ai.com \u2013 placeholder, please set up)<\/em><\/p>\n\n<hr>\n\n<h2>Appendix 2 \u2013 List of engaged subprocessors<\/h2>\n\n<table>\n  <thead>\n    <tr>\n      <th>Subprocessor<\/th>\n      <th>Address<\/th>\n      <th>Processing location<\/th>\n      <th>Description of processing<\/th>\n    <\/tr>\n  <\/thead>\n  <tbody>\n    <tr>\n      <td><strong>Google Cloud EMEA Limited<\/strong><\/td>\n      <td>70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland<\/td>\n      <td>Google Cloud Region europe-west3, Frankfurt am Main, Germany<\/td>\n      <td>Cloud hosting (Cloud Run), database operation (Cloud SQL PostgreSQL), storage of all customer data, automatic encrypted backups<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td><strong>Anthropic, LLC<\/strong><\/td>\n      <td>548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA<\/td>\n      <td>USA (processing on Anthropic servers)<\/td>\n      <td>AI-powered generation of job descriptions and compliance recommendations. <strong>Note: Only non-personal data is transmitted (job title, level, department name). No employee or compensation data.<\/strong> Legal basis: Art. 46 GDPR (Standard Contractual Clauses \/ DPA with Anthropic)<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td><strong>HR4You AG<\/strong> <em>(planned, upon activation of the integration)<\/em><\/td>\n      <td>Stadttor 1, 40219 D\u00fcsseldorf, Germany<\/td>\n      <td>Germany<\/td>\n      <td>HR data sync: Transmission of employee master and compensation data for automatic data reconciliation. Certified under ISO\/IEC 27001 + 27701. <em>(3-week advance notice pursuant to \u00a7 7 will be provided separately)<\/em><\/td>\n    <\/tr>\n  <\/tbody>\n<\/table>\n\n<blockquote>\n<p><strong>Note on Anthropic \/ third country transfer:<\/strong> Kibo AI GmbH activates the \u201eZero Data Retention\u201c (ZDR) option with Anthropic, ensuring that no transmitted data is used for training purposes. The conclusion of Standard Contractual Clauses (SCCs) with Anthropic is documented.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr>\n\n<h2>Anhang 3 \u2013 Technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen (TOM)<\/h2>\n\n<h3>A. Zutrittskontrolle \u2013 Serverr\u00e4ume<\/h3>\n\n<p><strong>A1.0:<\/strong> Ja \u2013 personenbezogene Daten werden auf Servern gespeichert.<\/p>\n\n<p><strong>A1.1 Serverstandort:<\/strong> Google Cloud Platform, Region europe-west3, Rechenzentrumsstandort Frankfurt am Main, Deutschland.<\/p>\n\n<p><strong>A1.2 Mehrere Standorte:<\/strong> Ja \u2013 automatische Backups ebenfalls in Region europe-west3 (georedundant innerhalb Frankfurt).<\/p>\n\n<p><strong>A1.4 Einheitliche Ma\u00dfnahmen:<\/strong> Ja \u2013 alle Standorte unter Google Cloud Infrastruktur mit einheitlichen Sicherheitsma\u00dfnahmen.<\/p>\n\n<p><strong>Physische Zutrittskontrolle:<\/strong> Liegt vollst\u00e4ndig bei Google Cloud (ISO 27001 zertifiziert, SOC 2 Type II). Google-Rechenzentren sind mit biometrischer Zugangskontrolle, 24\/7-Video\u00fcberwachung, Mehrfaktor-Authentifizierung und Sicherheitspersonal gesichert.<\/p>\n\n<hr>\n\n<h3>B. Zugangskontrolle (IT-Systeme)<\/h3>\n\n<table>\n  <thead>\n    <tr>\n      <th>Ma\u00dfnahme<\/th>\n      <th>Umsetzung<\/th>\n    <\/tr>\n  <\/thead>\n  <tbody>\n    <tr>\n      <td>Authentifizierung<\/td>\n      <td>JWT-Token (RS256), OAuth 2.0 (Google Login), Session-Timeout 24h<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Passwort-Policy<\/td>\n      <td>Passw\u00f6rter werden mit bcrypt (Cost Factor 12) gehasht gespeichert <em>(Implementation through go-live)<\/em><\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Multi-Factor Authentication<\/td>\n      <td>Via Google OAuth (when the customer uses Google login); native MFA planned<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Admin Access<\/td>\n      <td>Only 2 people (development team) have direct database access<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Remote Access<\/td>\n      <td>Exclusively via encrypted connection (GCP IAP \/ VPN)<\/td>\n    <\/tr>\n  <\/tbody>\n<\/table>\n\n<hr>\n\n<h3>C. Access Control (Permissions)<\/h3>\n\n<table>\n  <thead>\n    <tr>\n      <th>Role<\/th>\n      <th>Data Access<\/th>\n      <th>Scope<\/th>\n    <\/tr>\n  <\/thead>\n  <tbody>\n    <tr>\n      <td>ADMIN (Customer Side)<\/td>\n      <td>All data of the respective tenant<\/td>\n      <td>Read + Write + Configuration<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>HR<\/td>\n      <td>All employee data of the tenant<\/td>\n      <td>Read + Write<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>MANAGER<\/td>\n      <td>Own department<\/td>\n      <td>Read + limited write access (merit proposals)<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>USER<\/td>\n      <td>Own personnel data<\/td>\n      <td>Read only<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Kibo AI Support<\/td>\n      <td>Only with documented customer authorization, logged<\/td>\n      <td>Technical Support<\/td>\n    <\/tr>\n  <\/tbody>\n<\/table>\n\n<p><strong>Tenant separation:<\/strong> Strict TenantId filtering at the database level for every query. Cross-tenant data access is technically impossible.<\/p>\n\n<hr>\n\n<h3>D. Disclosure Control \/ Transmission Security<\/h3>\n\n<table>\n  <thead>\n    <tr>\n      <th>Ma\u00dfnahme<\/th>\n      <th>Umsetzung<\/th>\n    <\/tr>\n  <\/thead>\n  <tbody>\n    <tr>\n      <td>Encryption in Transit<\/td>\n      <td>HTTPS \/ TLS 1.2+ (enforced via Cloud Run, HSTS)<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Encryption at Rest<\/td>\n      <td>AES-256 (Google Cloud SQL Managed Encryption)<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>API File Export<\/td>\n      <td>CSV export available exclusively via authenticated API endpoints<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Third-Country Transfers<\/td>\n      <td>Anthropic API (USA) only \u2013 exclusively non-personal data; SCCs in place<\/td>\n    <\/tr>\n  <\/tbody>\n<\/table>\n\n<hr>\n\n<h3>E. Availability Control<\/h3>\n\n<table>\n  <thead>\n    <tr>\n      <th>Ma\u00dfnahme<\/th>\n      <th>Umsetzung<\/th>\n    <\/tr>\n  <\/thead>\n  <tbody>\n    <tr>\n      <td>Uptime SLA<\/td>\n      <td>Google Cloud Run: 99.9%<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Autoscaling<\/td>\n      <td>Cloud Run automatic scaling<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Database Backups<\/td>\n      <td>Automatic daily backups (Cloud SQL, 7-day retention)<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Recovery Time<\/td>\n      <td>RTO &lt; 4h, RPO &lt; 24h<\/td>\n    <\/tr>\n    <tr>\n      <td>Monitoring<\/td>\n      <td>GCP Cloud Monitoring + Alerting<\/td>\n    <\/tr>\n  <\/tbody>\n<\/table>\n\n<hr>\n\n<h3>F. Separation Control<\/h3>\n\n<ul>\n  <li>Strict logical tenant separation at the database level (TenantId on every table)<\/li>\n  <li>Production, testing, and development environments are kept separate<\/li>\n  <li>Anonymized benchmark data is stored in a separate table (no joins with personnel data)<\/li>\n<\/ul>\n\n<hr>\n\n<h3>G. Data Processing Control<\/h3>\n\n<ul>\n  <li>All employees with data access are bound by confidentiality obligations<\/li>\n  <li>Subprocessors are documented in Appendix 2<\/li>\n  <li>Data breaches are reported without delay (internally within 24 hours at the latest); the data controller is notified within 48 hours<\/li>\n<\/ul>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ab5f155 elementor-widget__width-initial wpr-button-icon-style-inline wpr-button-icon-position-right elementor-widget elementor-widget-wpr-button\" data-id=\"ab5f155\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"wpr-button.default\">\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\n\t\t<div class=\"wpr-button-wrap elementor-clearfix\">\n\t\t<a class=\"wpr-button wpr-button-effect wpr-button-none\" data-text=\"\" href=\"https:\/\/claritava.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/AVV_Kibo_AI.pdf\">\n\t\t\t\n\t\t\t<span class=\"wpr-button-content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"wpr-button-text\">Download DPA<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\n\t\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-e8f7825 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default wpr-particle-no wpr-jarallax-no wpr-parallax-no wpr-sticky-section-no\" data-id=\"e8f7825\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;}\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-af37a67\" data-id=\"af37a67\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-inner-section elementor-element elementor-element-4b6e3d0 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default wpr-particle-no wpr-jarallax-no wpr-parallax-no wpr-sticky-section-no\" data-id=\"4b6e3d0\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-25 elementor-inner-column elementor-element elementor-element-b737f2d\" data-id=\"b737f2d\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4e0b372 elementor-widget-mobile__width-inherit elementor-widget__width-inherit elementor-widget elementor-widget-theme-site-logo elementor-widget-image\" data-id=\"4e0b372\" data-element_type=\"widget\" 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data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>We help make fair pay structured, traceable, and visible.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-25 elementor-inner-column elementor-element elementor-element-a98d41e\" data-id=\"a98d41e\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2fa4f0f elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"2fa4f0f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Contact<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-0003044 elementor-mobile-align-center elementor-icon-list--layout-traditional elementor-list-item-link-full_width elementor-widget elementor-widget-icon-list\" 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class=\"elementor-element elementor-element-412204a elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"412204a\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Website Links<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a42fb26 elementor-mobile-align-center elementor-icon-list--layout-traditional elementor-list-item-link-full_width elementor-widget elementor-widget-icon-list\" data-id=\"a42fb26\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"icon-list.default\">\n\t\t\t\t\t\t\t<ul class=\"elementor-icon-list-items\">\n\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-icon-list-item\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/claritava.com\/en\/#euptd\">\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-icon-list-text\">EUPTD 2026<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<li 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All rights reserved<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>AVV Vertrag \u00fcber Auftragsverarbeitung (AVV) Ausgef\u00fcllte Version \u2013 Kibo AI GmbH als Auftragsverarbeiter Vertragsparteien zwischen \u2013 nachfolgend \u201eVerantwortlicher&#8220; genannt \u2013 und Kibo AI GmbH Laufertorgraben 2 90489 N\u00fcrnberg \u2013 nachfolgend \u201eAuftragsverarbeiter&#8220; genannt \u2013 und gemeinsam als \u201eVertragsparteien&#8220; bezeichnet \u2013 wird Folgendes vereinbart. Anhang 1 \u2013 Auflistung der beauftragten Dienstleistungen und Kontaktdaten Gegenstand der Verarbeitung Bereitstellung, Betrieb und Maintenance (Wartung, Updates, technischer Support) der webbasierten SaaS-Plattform Claritava zur Umsetzung der EU Entgelttransparenzrichtlinie (2023\/970) und des Entgelttransparenzgesetzes. Der Auftraggeber nutzt die Plattform zur Durchf\u00fchrung von Entgeltgleichheitsanalysen, Jobbewertungen nach der Hay-Methode und zur Erf\u00fcllung seiner gesetzlichen und internen Berichtspflichten. Art und Zweck der Verarbeitung Art der Verarbeitung: Erheben durch \u00dcbermittlung\/Upload von Datens\u00e4tzen (insb. Gehalts- und Besch\u00e4ftigtendaten) durch den Auftraggeber in die Plattform des Auftragnehmers Speichern, Organisieren, Strukturieren und Zusammenf\u00fchren der Datens\u00e4tze in der Plattform Auswerten und Analysieren der Daten anhand der Vorgaben der Entgelttransparenzrichtlinie sowie ggf. weiterer, vom Auftraggeber vorgegebener Kriterien (Vergleich von Entgeltgruppen, Abteilungen, Geschlechtern, Hierarchieebenen) Erstellung von Auswertungen, Berichten, Dashboards und Kennzahlen (Statistiken, Aggregationen, Vergleichsanalysen) Anonymisierung gem\u00e4\u00df \u00a7 5 dieses Vertrages Einsichtnahme durch Mitarbeiter des Auftragnehmers ausschlie\u00dflich, soweit dies zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen (Support, Fehleranalyse, Wartung) erforderlich ist Zweck der Verarbeitung: Pr\u00fcfung und Sicherstellung der Einhaltung der EU Entgelttransparenzrichtlinie 2023\/970 Durchf\u00fchrung interner Entgeltgleichheits- und Entgeltstruktur-Analysen beim Auftraggeber Erstellung von Nachweisen und Dokumentationen gegen\u00fcber Aufsichtsbeh\u00f6rden oder internen Gremien (Betriebsrat) Nutzung der Plattformfunktionen zur nachhaltigen Steuerung und Kontrolle von Verg\u00fctungsstrukturen Art der personenbezogenen Daten Soweit vom Auftraggeber in die Plattform \u00fcbermittelt: Stammdaten: Vorname, Nachname, Personalnummer oder interne Kennungen, ggf. Geburtsjahr, Geschlecht Besch\u00e4ftigtendaten: Stellenbezeichnung, Funktion, Abteilung, Organisationseinheit, Eintrittsdatum, Besch\u00e4ftigungsumfang (Vollzeit\/Teilzeit), Hierarchieebene (L1\u2013L8, EX-1), Standort Verg\u00fctungsdaten: Grundgehalt, variable Verg\u00fctungsbestandteile (Boni, Provisionen), Zulagen, Sachleistungen, Aktien\/Equity, Benefits, historische Verg\u00fctungsdaten Vertrags- und Organisationsdaten: Art des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses, Vollzeit-\/Teilzeitstatus, ggf. Informationen zu Abwesenheiten Besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO sind vom Auftraggeber grunds\u00e4tzlich nicht zu \u00fcbermitteln. Kategorien betroffener Personen Aktive Besch\u00e4ftigte des Auftraggebers Ggf. ehemalige Besch\u00e4ftigte (r\u00fcckwirkende Analysen) Ggf. Praktikanten, Werkstudenten, Auszubildende, Leiharbeitnehmer Dauer der Verarbeitung F\u00fcr die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrags (SaaS-Nutzungsvertrag Claritava). Nach Vertragsende: L\u00f6schung oder R\u00fcckgabe gem\u00e4\u00df \u00a7 10 dieses Vertrages innerhalb von 30 Tagen. Datenschutzbeauftragte\/r Verantwortlicher (Kundenseite): Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Auftragsverarbeiter (Kibo AI GmbH): Der Auftragsverarbeiter hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. (Kontakt f\u00fcr Datenschutzfragen: datenschutz@kibo-ai.com \u2013 Platzhalter, bitte einrichten) Anhang 2 \u2013 Liste der beauftragten Unterauftragnehmer Unterauftragnehmer Anschrift Verarbeitungsstandort Beschreibung der Verarbeitung Google Cloud EMEA Limited 70 Sir John Rogerson&#8217;s Quay, Dublin 2, Irland Google Cloud Region europe-west3, Frankfurt am Main, Deutschland Cloud-Hosting (Cloud Run), Datenbankbetrieb (Cloud SQL PostgreSQL), Speicherung aller Kundendaten, automatische verschl\u00fcsselte Backups Anthropic, LLC 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA USA (Verarbeitung auf Anthropic-Servern) KI-gest\u00fctzte Generierung von Stellenbeschreibungen und Compliance-Empfehlungen. Hinweis: Es werden ausschlie\u00dflich nicht-personenbezogene Daten \u00fcbermittelt (Jobtitel, Level, Abteilungsbezeichnung). Keine Mitarbeiter- oder Verg\u00fctungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 46 DSGVO (Standarddatenschutzklauseln \/ DPA mit Anthropic) HR4You AG (geplant, nach Aktivierung der Integration) Stadttor 1, 40219 D\u00fcsseldorf, Deutschland Deutschland HR-Datensync: \u00dcbermittlung von Mitarbeiterstamm- und Verg\u00fctungsdaten f\u00fcr automatischen Datenabgleich. Zertifiziert nach ISO\/IEC 27001 + 27701. (3-Wochen-Vorank\u00fcndigung gem\u00e4\u00df \u00a7 7 erfolgt gesondert) Hinweis Anthropic \/ Drittland: Kibo AI GmbH aktiviert bei Anthropic die Option \u201eZero Data Retention&#8220; (ZDR), so dass keine \u00fcbermittelten Daten f\u00fcr Trainingszwecke verwendet werden. Der Abschluss von Standarddatenschutzklauseln (SCCs) mit Anthropic ist dokumentiert. Anhang 3 \u2013 Technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen (TOM) A. Zutrittskontrolle \u2013 Serverr\u00e4ume A1.0: Ja \u2013 personenbezogene Daten werden auf Servern gespeichert. A1.1 Serverstandort: Google Cloud Platform, Region europe-west3, Rechenzentrumsstandort Frankfurt am Main, Deutschland. A1.2 Mehrere Standorte: Ja \u2013 automatische Backups ebenfalls in Region europe-west3 (georedundant innerhalb Frankfurt). A1.4 Einheitliche Ma\u00dfnahmen: Ja \u2013 alle Standorte unter Google Cloud Infrastruktur mit einheitlichen Sicherheitsma\u00dfnahmen. Physische Zutrittskontrolle: Liegt vollst\u00e4ndig bei Google Cloud (ISO 27001 zertifiziert, SOC 2 Type II). Google-Rechenzentren sind mit biometrischer Zugangskontrolle, 24\/7-Video\u00fcberwachung, Mehrfaktor-Authentifizierung und Sicherheitspersonal gesichert. B. Zugangskontrolle (IT-Systeme) Ma\u00dfnahme Umsetzung Authentifizierung JWT-Token (RS256), OAuth 2.0 (Google Login), Session-Timeout 24h Passwort-Policy Passw\u00f6rter werden mit bcrypt (Cost Factor 12) gehasht gespeichert (Implementierung bis Go-Live) Mehrfaktor-Authentifizierung Via Google OAuth (wenn Kunde Google-Login nutzt); natives MFA geplant Admin-Zugang Nur 2 Personen (Entwicklungsteam) haben direkte Datenbankzugriff Fernzugriff Ausschlie\u00dflich \u00fcber verschl\u00fcsselte Verbindung (GCP IAP \/ VPN) C. Zugriffskontrolle (Berechtigungen) Rolle Datenzugriff Umfang ADMIN (Kundenseite) Alle Daten des eigenen Mandanten Lesen + Schreiben + Konfiguration HR Alle Mitarbeiterdaten des Mandanten Lesen + Schreiben MANAGER Eigene Abteilung Lesen + eingeschr\u00e4nkt Schreiben (Merit-Proposals) USER Eigene Personaldaten Nur Lesen Kibo AI Support Nur mit dokumentierter Kundenerlaubnis, protokolliert Technischer Support Mandantentrennung: Strikte TenantId-Filterung auf Datenbankebene bei jeder Abfrage. Technisch kein tenant-\u00fcbergreifender Datenzugriff m\u00f6glich. D. Weitergabekontrolle \/ \u00dcbertragungssicherheit Ma\u00dfnahme Umsetzung Verschl\u00fcsselung in Transit HTTPS \/ TLS 1.2+ (erzwungen via Cloud Run, HSTS) Verschl\u00fcsselung at Rest AES-256 (Google Cloud SQL Managed Encryption) API-Dateiexport CSV-Export ausschlie\u00dflich \u00fcber authentifizierte API-Endpunkte Drittland-Transfers Nur Anthropic API (USA) \u2013 ausschlie\u00dflich nicht-personenbezogene Daten; SCCs vorhanden E. Verf\u00fcgbarkeitskontrolle Ma\u00dfnahme Umsetzung Uptime SLA Google Cloud Run: 99,9 % Autoscaling Cloud Run automatische Skalierung Datenbankbackups Automatische t\u00e4gliche Backups (Cloud SQL, 7 Tage Aufbewahrung) Wiederherstellungszeit RTO &lt; 4h, RPO &lt; 24h Monitoring GCP Cloud Monitoring + Alerting F. Trennungskontrolle Strikte logische Mandantentrennung auf Datenbankebene (TenantId auf jeder Tabelle) Produktions-, Test- und Entwicklungsumgebungen sind getrennt Anonymisierte Benchmark-Daten werden in separater Tabelle gespeichert (kein Join mit Personaldaten) G. Auftragsverarbeitungskontrolle Alle Mitarbeiter mit Datenzugang sind zur Vertraulichkeit verpflichtet Unterauftragsverarbeiter sind in Anhang 2 dokumentiert Datenschutzverletzungen werden unverz\u00fcglich (sp\u00e4testens innerhalb von 24h intern) gemeldet; Weiterleitung an Verantwortlichen innerhalb von 48h AVV Herunterladen Wir helfen dabei faire Bezahlung strukturiert, nachvollziehbar und sichtbar zu machen. Kontakt E-Mail: sales@claritava.com Tel.: +49 176 22698335 Webseitenlinks EUPTD 2026 Plattform Preise Partner Rechtliches Impressum Datenschutzerkl\u00e4rung AVV Cooke-Richtlinien Kostenloses Live-Webinar Copyright \u00a9 2026 Claritava GmbH. Alle Rechte vorbehalten<\/p>","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"elementor_canvas","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-2086","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/2086","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2086"}],"version-history":[{"count":28,"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/2086\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2406,"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/2086\/revisions\/2406"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/claritava.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2086"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}